1) 自部門・自部署への理解
課題
厳しいグローバル競争を勝ちぬける為には部門の強みを伸ばし、弱みを克服する必要があります。あなたの部門において強みがなにか、又弱みがなにか述べた上で、どの様に対応しているか具体的に述べなさい。
文例案―製造業営業支援
私は、コンスーマ販売事業部コンスーマ東日本推進部に所属している。主な職務は、広域家電量販店を主に商品出荷手配・納期確認・経費処理を行うことと、財務管理・債権管理を数値指標とした営業支援業務である。
当部門の強みは、蓄積されたノウハウを全課員が共有し、顧客へのサービス向上や質の良い製品提供を実現する力があることである。さらに部員がお互いの業務能力を理解しているので、状況に応じて適材適所の人員配置が可能である。厳しいグローバル競争のもと、競合他社による新商品・新機能の導入や、低価格攻勢に対して、迅速かつ的確に対応できたのは、この強みがあったからである。
しかし、こうした情報・技能の共有と、柔軟な対応は部門内部に止まっており、他部門との関係では十分ではない。東日本以外で確認された競合他社の新動向や、研究開発部門による開発状況などの情報が手に入るのが遅く、対応が後手に回ることがある。逆に、自部門で気づいた情勢の変化や有効な対応策を他部門に十分発信できていると言えない。このれが当部門の弱みである。
この強みを伸ばし、弱みを克服するためには、外部からの情報を速やかに部内で共有できる仕組みを作ること、および、部内での取り組みやその成果を積極的に部門外に発信していくことである。
まず、弱みの克服するためには、部門外部との情報共有が重要である。これについては、昨年度より、当月の売上目標と実績を本部担当・受注・物流部門へ通知し、受注予測を共有している。これによって、物流部門に対し商談状況に応じて受注前からチャーター便手配ができるようにし、事後には全国倉庫への出荷確定情報のリアルタイム報告を行っている。部内の全国店舗担当者を通じて、出荷済データを配信し、各関係部署との連動を密接にしている。その結果、突発的な大量出荷時に対応ができるなど業務効率が向上した。
今後は、突発的な事態への対応だけでなく、天候や人災の影響を受けにくい関係部署とも連携を強固にしていく。具体的には、自部門の受注処理能力を販売促進部門に正確に伝え、営業活動の参考にしてもらう。あるいは、長期的な出荷動向から製造部門へ時期ごとに優先すべき商品とその生産量を提案することである。
次に、強みを強化するには、現在の受注・在庫管理体制を、コンピュータシステムの合理化を中心に、より効率化していく。それと並行して、クレーム対応・返品処理について も、各自の体験を持ち寄って、適切な対応を標準化していく。
特にクレーム対応がその典型であるが、特定の部員にしかできない対応が存在する。こうした業務の属人化を克服し、お互いが業務補完できるよう、標準化を図ることが、部門全体の力量向上には不可欠である。昨年来こうした取り組みを進めているが、月例会議の場で今後も特定個人に頼っている業務を洗い出して標準化し、部員全員が対応できるようにする。（1199字）
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