9) ケーススタディ形式
課題
Ａ係長は、Ｘ課Ｙ係の係長２年目である。部下はＢ主査（40 代）と Ｃ主任（30 代）の２名であったが、今年４月の人事異動で、新たにＤ係員（新卒）が配属されることとなった。
Ａ係長は、Ｂ主査・Ｃ主任とも話し合い、前年度にＣ主任が担当していた業務をそのままＤ係員に担当させるとともに、Ｃ主任にＤ係員の指導役を任せることとした。Ｃ主任も自信満々であった。Ｄ係員の配属後は、Ｃ主任が担当業務の引き継ぎを一通り行い、あとは仕事をしながら覚えていく感じで、その後も逐一丁寧に指導する姿が見られていた。
異動から２か月程経ったある日、Ｃ主任と２人で残業する機会があり、Ｄ係員の成長具合を何気なく聞いたところ、「Ｄ係員の成長がほとんど見られず、指導に行き詰まっています。何回指導しても、メモは取らない、自分で考えない、確認不足でミスは多いといった状況で、つい叱ったところ、だんだん私ではなくＢ主査を頼るようになってきています。もう少ししたら繁忙期に入るので、このままだとフォローしきれるか不安です。」と悩みを打ち明けてきた。
どうやら、Ｄ係員の回ってない業務をＣ主任が引き取って処理することもあったようである。
このような状況で、あなたがＡ係長であれば、今後どのように対処していくか、係長の果たすべき役割を踏まえたうえで、考えを述べなさい。
文例案（受験者の担当業務を問わない）
課題文の状況を招いた原因は、本来係長の責任で係全体で行うべき新人教育をＣ一人に任せたことである。また、OJTに不可欠な同時に担当する期間を設けずに、引き継ぎだけでＤに業務を移行したことも不適切であった。このため、Ｃによる説明だけではＤは実務が理解できなかった。そのため要点が分からず、メモが取れなかった。これでは、何を自分で考えるのか、ミスを防ぐ要点はどこか分からず、これがＣには成長がないと見えた。この状況で叱責されたため、ＤはＣに苦手意識を持ち、Ｃを避けてＢを頼るようになった。
以上の原因に対する解決策の一つとして、Ａ係長の責任で、ＣとＤに同一業務を担当させる。これによって、Ｄに適切な業務を体験でき、効果的なOJTとなる。同一業務二人体制となり非効率的だが、これまでＹ係は３人体制で、Ｄの配属後も業務量の急増はないので、対応可能である。実際、現在もＤの業務をＣが引き取っているので、同一業務にＣとＤを同時に配置しても、時間外勤務の増加はないと思われる。
これともに、ＢにもＣの業務を一部二人体制として手伝うようにする。このことで、ＣがＤの指導に注力することで増加する負担を、ＢがＣの業務を支援することで軽減する。しかし、もっと重要なことは、現在Ｄが信頼を寄せているＢの業務指導・後進教育を、Ｃにも体験してもらうことである。したがって二人体制とする業務は少なくて良い。Ｃの業務量軽減は限定的でも、ＣのＤに対する指導力の向上させる効果があれば良い。
さらに係全体として、現時点でＣとＤの間にある緊張関係を緩和する必要がある。そのためには、Ａ係長の主催で、業務の引き継ぎに関する係全体の会議を週一回、30分程度でも良いので定期的に行う。これによって、ＤがＣの指導に迷った時や、逆にＤがＣの指示ややり方に疑問を感じた時に、係全体で情報を共有し、話し合える場を作る。現在のように、ＤがＣを経由せずにＢと相談することで生じるＣとＤの間の不信感を解消するができ、また全般的な業務改善の施策も生まれやすくなるだろう。Ａ係長の役割は、同一業務二人体制の目的と期待される効果をＢ・Ｃ・Ｄに丁寧に説明し、また彼らの意見を取り入れ、この体制導入に対する同意を得ることである。
また、係全体の会議では、議題の設定や議事進行を工夫し、特に新人のＤが発言しやすい場とすることが必要である。（979字）
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