7) 自部署内の協力・他部署との協調力
課題
あなたの所属する部署の活動目標を踏まえ、あなたが重点的に取り組んでいる課題を挙げ、その問題点、解決策について、上長や職場メンバーの協力を得るために工夫している点を含めて具体的に述べなさい。
文例案―建設業
私たち安全管理部では、活動目標として安全管理業務・製造販売後調査業務の確実な実施、安全性監視業務体制の整備、安全性情報の透明性の向上を重視している。製造販売後安全管理の基準に関する業務を主とする安全管理一課に所属する私が直接担当しているのは、人材育成・情報収集・報告業務・他部署や外部への情報提供である。
そのなかで私が重点的に取り組んでいる課題は、業務の均質化・効率化と人材育成である。これを重視するのは、業務の非効率と人手不足が自部署最大の問題だからである。実際、本部内では、私の所属部署が一番残業時間が多い。これはコストの問題に止まらず、業務の質に関わる。現在でも他部署への報告・連絡が遅れがちだが、今後社員の過労による重大なミスや事故を生じかねない。
業務の均質化・効率化で問題点になるのは、業務が属人化しており、一般的な手続きが確立していないことである。確かに、当部署の業務は専門性が高く、担当者個人の能力に任せるべき部分が大きい。しかし、報告の書式など基本的な部分を統一しなければ、担当者以外は外部からの問い合わせに答えることもできない。
この解決策は、連絡手順や書式の統一である。昨年度報告が必要な事例に関する書類は青いファイル、その中で重大な事例は赤いファイルに入れるという見える化を行った。その後も、書類の取り消し線を二重線に統一するなどの業務の均一化を進めている。さらに、業務手続きの均質化に向け、昨年は自身が担当した業務のマニュアル化や、既存のマニュアルの更新に力を入れた。今年度もこの作業を継続していく。
これら部署内の見える化・手続きの均一化と並行して、外部との連絡・通信でも規格の統一を進めている。現在、各取引先からの報告は、一部FAXで行われているなど、連絡手段が一元化されていない。このことで確認業務が複雑化し、見落としや個人情報漏洩など事故の原因にもなりかねない。
この解決策として、私が主担当となり、社用携帯であるスマートフォンで情報の送付が行えるアプリの導入を研究している。その際、現行のシステムの改善だけではなく、より適切なシステムを採用することも視野にいれている。最終的には、連絡手段としてだけではなく、ビックデータの集積・解析にも活用できるようにしたい。
この研究は全社的な規格なので、私個人の経験や調査結果だけで進めるべきではない。上長や職場メンバーの協力が不可欠であり、これをを得るため、現行システムの問題点や改善への希望を聞き、集約するように工夫している。また、私は他部署依頼資料の作成を担当しているので、自部署以外からの連絡手段・情報収集システムへの要望を傾聴するようにしている。
次に人材育成の面での問題点は、上長や先輩が身につけてきた知識・経験を部下や後輩に伝える方法が、確立していないことである。この解決策は、第一に伝えるべ知識・経験の整理である。これは、業務の見える化・マニュアル化の過程で、各担当者に属人化していた業務手法が、客観化・文章化された。第二に、こうして整備された条件を実際に活用することである。具体的には、上司や先輩が助言や結果の確認をすることで、OJTによって経験・知識を確実に部署全体で共有していく。
こうした上長や先輩からの継承だけではなく、新たな分野への挑戦も必要である。私が注目するのは、専門知識、特に英語論文を読みこなす能力である。私自身社内の読書会に参加するなどの努力をしている。これを個人の問題とせずを上長や職場メンバーと相談しながら、業務の中で英語専門論文を読む機会を設けていきたい。
専門性の高い当社での人材育成は、個人の努力だけでは成果が挙がらない。今後は部署内の会議で具体的な提案をしていくなど、部署全体で協力して取り組んでいきたい。（1580字、ただし～をのぞき、半角英数字を１／２字とすれば、1566字）
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